ما هو الوصف الوظيفي وما هي أهميته
تلجأ الشركات إلى الوصف الوظيفي على اعتباره وصفًا للوظيفة المعلن عنها بشكل دقيق، وهو أداة مهمة لتوظيف الشخص المناسب في المكان المناسب، كما يعتبر وسيلة لتحديد الواجبات الموكلة للموظف بحسب تدفق العمل في الهيكل التنظيمي للشركة، فما هو الوصف الوظيفي؟
ما هو الوصف الوظيفي
الوصف الوظيفي هو بيان يشتمل على المهام المطلوبة للوظيفة الشاغرة في الشركة، ويتضمن ما يجب أن يتوفر في الموظف من خبرات ومؤهلات تمكنه من شغل المنصب المطلوب، وذلك لضمان سير العمل في الشركة على النحو الأفضل.
يتم إعداد الوصف الوظيفي من قبل إدارة الموارد البشرية في الشركة بالتنسيق مع الإدارة التي تطلب الوظيفة، وذلك للإعلان عن الوظيفة، وتعتمد مقابلات الشركة على الوصف الوظيفي لاختيار الموظف المناسب للوظيفة، ويختلف هذا الوصف بحسب أنشطة الشركة وطبيعتها والمهام التي تقوم بها، وازدادت أهمية الوصف الوظيفي مع انتشار الوظائف على الانترنت في وقتنا الحالي، وزيادة الطلب عليها من خلال محركات البحث.
عناصر الوصف الوظيفي
الوصف الوظيفي هو عبارة عن وثيقة يتم من خلالها توضيح الواجبات الموكلة إلى الموظف، وتعتبر خطوة ضرورية تقوم بها الشركات، وتعتمد عليها سياستها بحيث يتوفر في موظفيها مجموعة من العناصر، ولكنها تجتمع على توفر هذه العناصر أو معظمها، وتتمثل هذه العناصر فيما يلي:
- الهدف الرئيسي من الوظيفة، ومدى أهميتها في عمل الشركة.
- التسمية الوظيفية المستهدفة.
- مكان عمل الموظف.
- تحديد ساعات العمل وذلك بحسب اختصاص الشركة وحاجاتها.
- المدير المسؤول عن الموظف.
- الصلاحيات الموكلة للموظف سواء كانت صلاحيات إدارية أو مالية.
- القسم الإداري الذي يوجد فيه الشواغر بالإضافة إلى تاريخ وجود المنصب الشاغر.
- المهام الوظيفية الموكلة إلى الموظف بحسب القسم الذي يتبع له.
- المؤهلات العلمية التي تطلبها الشركة والتي يجب أن تكون متوفرة لدى المتقدم للوظيفة.
- مقدار الراتب الشهري الذي يمكن أن تقدمه الشركة للموظف بما يتناسب مع ميزانيتها المالية.
- بيان يوضح عدد الدورات التدريبية التي قام بها المتقدم للوظيفة وعدد سنوات الخبرة في المجال المتخصص به.
ويمكن أن يتضمن الوصف الوظيفي على مجموعة من العناصر الإضافية التي لا تقل أهميةً عن العناصر الأساسية، ونذكر منها:
- خطط التأمين الصحي التي تقدمها الشركة لموظفيها.
- تحديد رواتب التقاعد للعاملين بعد بلوغهم سن معين.
- تخصيص دور خاصة لرعاية أطفال الموظفين أثناء فترة الدوام.
- تحديد الإجازات السنوية بحسب سنوات الخدمة فضلًا عن إجازة الأمومة.
- المزايا الإضافية التي تقدمها الشركة للموظفين والتي تحفزهم على العمل وتضمن لهم حياة كريمة كالتعويضات الإضافية على العمل المميز والإضافي.
الهدف من الوصف الوظيفي
يهدف الوصف الوظيفي إلى توضيح الواجبات والمسؤوليات للعاملين في المؤسسة، وذلك وفق مخطط تنظيمي يعتبر مهمًا من أجل سير عمل الشركة بشكل صحيح، فهو يهدف إلى:
- أداء المهام الموكلة لكل موظف بحسب اختصاصه ومؤهلاته.
- تحديد معايير الأداء التي تحقق أهداف الشركة.
- وضع خطة للعمل تتناسب مع الهيكل التنظيمي للشركة، بالإضافة إلى تحديد واجبات كل قسم.
- إمكانية الارتقاء الوظيفي لكل موظف بحسب كفاءته، فضلًا عن تشجيع الموظفين على أداء عملهم من خلال تحفيزهم.
- تحديد الأجر المناسب لكل وظيفة بما يتناسب مع اختصاصات الموظفين ومتطلبات الشركة خلال فترة زمنية محددة.
- تعزيز التعاون بين أعضاء الشركة من خلال تعريفهم بالمهام الموكلة لكل منهم والتي تعتبر مكملة لبعضها البعض.
- تحسين أداء الشركة من خلال توزيع المسؤوليات بين أفراد الشركة والتزام كل موظف بعمله.
كيفية إعداد بطاقات الوصف الوظيفي
يمكن إعداد بطاقات الوصف الوظيفي من خلال اتباع إحدى الطرق التالية:
- المقابلة الشخصية أو الاستبيانات: حيث تتم من خلال طرح الأسئلة على المتقدمين للعمل على تحليلها، وتحديد مدى خبرتهم وقدرتهم على أداء المهام الموكلة لهم.
- المراقبة: وذلك من خلال مراقبة أداء الموظف ومدى نجاحه في تسيير العمل في المنصب الذي يشغله ومدى إنتاجيته في العمل.
أهمية الوصف الوظيفي
يعتبر الوصف الوظيفي مهمًا لكل من صاحب العمل وللموظفين المرشحين لأداء العمل، وتكمن أهميته في الأمور التالية:
- يساعد الوصف الوظيفي المختصر والواضح على جذب المرشحين المؤهلين واختيار الأفضل بينهم.
- تكمن أهمية الوصف الوظيفي في توضيح ما يطلبه المنصب الشاغر من مؤهلات وخبرات بدقة، وبالتالي توفير الوقت في استبعاد طلبات غير المؤهلين.
- تكوين الانطباع الأول بين الشركة والمتقدمين للعمل، وهو أمر هام جدًا في بداية العمل، فالانطباع الأولي الجيد غالبًا ما يعطي نتائج إيجابية أكثر.
- يعمل الوصف الوظيفي الواضح على اختصار الوقت في مجال البحث عن الوظائف من حيث المقارنة بين مزايا الشركات والرواتب التي تقدمها.
نصائح لكتابة وصف وظيفي ناجح
يتضمن الوصف الوظيفي مجموعة من التفاصيل التي تميز شركة عن أخرى، ولتقديم وصف وظيفي شامل ومختصر ينصح بما يلي:
- عدم الإفراط في كتابة المهام والمسؤوليات المطلوبة، ويجب أن يكون شاملًا وموجزًا قدر الإمكان، ولا بأس في تقديم لمحة عن الشركة للتعريف بها بشكل أكبر.
- يجب أن يكون الوصف الوظيفي ذو جودة عالية ومكتوب بطريقة واضحة ومفهومة لما لذلك من أهمية في التأثير على قرار المؤهلين للتقدم للوظيفة.
- أن يحتوي على مسميات وظيفية مستهدفة وليست عامة، مع ضرورة وصف المهام بدقة عن طريق اختيار عنوان الوظيفة واستخدام العبارات الرئيسية التي تجعل عملية البحث عن الوظيفة أسهل.
- يجب أن يشتمل الوصف الوظيفي على موقع الشركة بشكل دقيق للحصول على أكبر عدد من نتائج البحث عن الوظائف.
- يجب أن يذكر في الوصف الوظيفي جميع الأنشطة اليومية التي تحتاجها الوظيفة، الأمر الذي يساعد في جذب الموظفين المناسبين للمنصب.
وهكذا نجد أن الوصف الوظيفي هو عملية إيجاد التوازن التام بين تقديم التفاصيل الكاملة عن الوظيفة المعلن عنها، وبين فهم المتقدمين المؤهلين للدور الذي سيؤدونه في الشركة، وتحديد المسؤوليات والمهام لضمان نجاح عمل الشركة.