إدخال البيانات ومعالجة النصوص هو من التخصصات المطلوبة في الشركات التجارية سواء الحكومية أو الخاصة لما له من أهمية كبيرة في زيادة الإنتاج ورفع جودته، ونظرًا لأثره الكبير في تقليل التكلفة والهدر.
نسلط الضوء من خلال مقالنا على تخصص إدخال البيانات ومعالجة النصوص، وما هي المواصفات المطلوبة في مدخل البيانات.
تخصص إدخال البيانات ومعالجة النصوص
يعتمد تخصص إدخال البيانات ومعالجة النصوص على فن استخدام الحاسب الآلي بالشكل الصحيح الذي يسهل العمل، ويرفع الطاقة الإنتاجية، كما يضمن دقة العمل، وسرعة الإنجاز للمهام المختلفة في المؤسسات.
يشمل تعلم إدخال البيانات جميع المهارات الخاصة في استخدام أجهزة الكمبيوتر بما يخص تطبيقات الحاسوب المكتبية المتعلقة بإدخال البيانات، وإعداد الجداول الإلكترونية الخاصة بقواعد البيانات، بالإضافة إلى أساليب الطباعة، وغيرها من الاستخدامات الرقمية.
يساعد دراسة تخصص إدخال البيانات ومعالجة النصوص موظفي القطاع الحكومي الذين يستخدمون الحواسيب الآلية في إدخال البيانات، وكذلك يستفيد من التخصص خريجي المرحلة المتوسطة، والحاصلين على الثانوية العامة، فهو من التخصصات الهامة في إنجاز مهامهم، ويوفر لهم العديد من مجالات العمل المربحة في المستقبل.
“اقرأ أيضًا: تخصص تحليل البيانات“
أساسيات تخصص إدخال البيانات ومعالجة النصوص
يشمل تعلم إدخال البيانات التعرف على مجموعة من المبادئ الأساسية لاكتساب المهارات اللازمة، وإليكم 7 من أهم أساسيات تخصص إدخال البيانات ومعالجة النصوص:
- التعرف على مبادئ الحاسب الآلي: والذي يضم معرفة جميع مكونات الحاسب المادية وغير المادية، وكذلك أنواع الذواكر، وماهية الوحدات التخزينية، وكيفية استخدامها، بالإضافة إلى معرفة وحدات قياس السرعة.
- التعرف على برنامج مايكروسوفت ويندوز: ويشمل تعلم أساسيات لوحة المفاتيح، وكيفية استخدام الاختصارات فيها، وكذلك معرفة مكونات قائمة ابدأ، وكيفية ضبط إعدادات سطح المكتب، بالإضافة إلى إدارة الملفات وحفظها، وضبط إعدادات الجهاز.
- معرفة كيفية الطباعة: وتشمل تعلم طريقة الطباعة الصحيحة والسريعة، وأيضًا تعلم السرعة في الكتابة مع مراعاة الدقة، وتطوير الأداء.
- التعرف على برنامج مايكروسوفت ورد: وهو تعلم كتابة النصوص، وكيفية تنسيقها مع استخدام الجداول التنظيمية، وكذلك كيفية إدراج الصور والأشكال المختلفة، بالإضافة إلى ضبط إعدادات الطباعة للمستندات.
- التعرف على مايكروسوفت إكسيل: وهو كيفية إعداد الجداول، وتنسيقها مع تعلم إدراج المعادلات والدالات بدقة، بالإضافة إلى معرفة كيفية فرز البيانات، وإدراج المخططات، وكيفية طباعة الجداول وتحليل البيانات.
- التعرف على مايكروسوفت أكسيس: ويشمل ذلك كيفية إنشاء قواعد البيانات والجداول، وكافة المعلومات المتعلقة بها، وكذلك إعداد التقارير، وطريقة تعديل وحذف السجلات من الجداول.
- معرفة كيفية استخدام الانترنت: ويساعد ذلك كيفية استخدام محركات البحث، وطريقة تنزيل وتحميل البرامج المختلفة عبر شبكة الانترنت، وكذلك طريقة إنشاء الإيميل الخاص، وكيفية استخدامه في تلقي الرسائل الواردة، أو إرسالها.
“شاهد أيضًا: أنواع الكمبيوتر المختلفة بحسب الاستخدام“
مجالات العمل التي يؤمنها تخصص إدخال البيانات ومعالجة النصوص
في ظل انتشار الثورة الرقمية في المؤسسات والشركات، ازداد الطلب على مدخلي البيانات، حيث يوفر لهم هذا التخصص الكثير من مجالات العمل المثيرة للاهتمام، كما يؤمن فرص عمل عن بعد، ومن أهم مجالات العمل التي يؤمنها تخصص إدخال البيانات ومعالجة النصوص:
- إدخال كافة أنواع البيانات في مختلف المؤسسات.
- معالجة النصوص بجميع أنواعها.
- العمل في مجال السكرتارية.
- العمل الحر في مجال كتابة المقالات.
من هو مدخل البيانات؟
يعتبر تخصص إدخال البيانات من الوظائف المطلوبة بشكل كبير في جميع قطاعات الأعمال والشركات المختلفة، ويقوم بهذه المهمة أناس متخصصين في هذا المجال، حيث يقع على عاتقهم إدخال بيانات المشروع الذين يعملون فيه لتحقيق أهداف معينة، كما يتوجب على مدخل البيانات مراجعة، وتعديل البيانات بشكل مستمر للتأكد من دقتها وسلامتها، وعدم وجود أي خطأ فيها لإمكانية العودة إليها بشكل سليم وقت الحاجة.
“قد يهمك أيضًا: كيفية البحث عن عمل“
مهام مدخل البيانات
تتجلى وظيفة مدخل البيانات في تحويل البيانات والمعلومات الورقية إلى بيانات رقمية من خلال استخدام البرامج المطبقة على الحاسب الآلي، ولذلك لا بد من توفر بعض المهارات لديه حتى يتمكن من القيام بالمهام المطلوبة منه، ومن أهم مهام مدخل البيانات:
- تنظيم البيانات وتجهيزها للإدخال.
- إدخال البيانات والمعلومات، والتأكد من مطابقتها.
- حماية البيانات المدخلة من خلال استخدام أنظمة الحماية المختلفة، أو من خلال التواصل مع فريق تقني لضمان حماية البيانات.
- الاحتفاظ بنسخ احتياطية لكافة البيانات المدخلة، والمخزنة سواء على الورق أو على الحاسوب.
- القيام بتعديل البيانات، وتحديثها بشكل دوري بما يتوافق مع التغيرات التي تطرأ على الشركة.
- مراجعة البيانات، والتأكد من دقتها لضمان خلوها من الأخطاء.
- إدخال معلومات العملاء الحاليين.
- حذف الملفات غير الضرورية والمكررة، والاحتفاظ بالهامة فقط.
- تحضير الكشوفات الخاصة بالعمل مثل: كشوفات أجور العاملين، وكشوفات العملاء.
- ترتيب البيانات والمعلومات بالطريقة التي تسهل الوصول إليها سواء من كادر الشركة، أو من مستخدمي الموقع.
- الالتزام بالمواصفات والمقاييس العالمية.
- اتباع الطرق المجدية لإمكانية إدخال كميات كبيرة من المعلومات.
- إصدار التقارير اليومية، وطباعتها بشكل واضح.
“اقرأ أيضًا: الأرشفة الالكترونية“
المهارات الواجب توفرها عند مدخل البيانات
تساعد الدورات التدريبية في تطوير مهارات العمل على الحاسب الآلي وأنظمته المختلفة، ومع ذلك يجب توفر مهارات أخرى ليتمكن مدخل البيانات من أداء عمله بشكل صحيح، ومن أهم المهارات الواجب توفرها عند مدخل البينات:
- المهارات العالية في التنظيم والإدارة.
- توفر مهارات العمل على الحاسب الآلي، وغيرها من المهارات التقنية.
- الدقة في العمل والانتباه إلى أدق التفاصيل، فالأخطاء في هذا المجال قد تؤدي إلى خسائر كبيرة.
- القدرة على تنظيم الوقت وإدارته.
- الصبر والقدرة على القيام بالأعمال اليومية الروتينية.
- إتقان لغات البرمجة.
- المهارة في العمل على الانترنت، واستخدام محركات البحث.
- إتقان العمل على الحاسب الآلي، والطباعة السريعة.
في الختام نجد أن تخصص إدخال البيانات ومعالجة النصوص من التخصصات الهامة والمطلوبة في الشركات التي تعتمد على قواعد البيانات، وذلك من أجل حفظ وتسجيل جميع البيانات المدخلة الخاصة بالشركة بهدف تنظيم وتطوير العمل.