الأرشفة الالكترونية: كل ما تريد معرفته
أدى تطور التكنولوجيا وأنظمة الاتصالات الالكترونية في حياتنا إلى ضرورة اعتمادها كحل للمشاكل القديمة التي تواجه المؤسسات في عملها، وقد أدى صعوبة تخزين الأوراق والحفاظ عليها من التلف رغم الحاجة الماسة للعودة إليها في بعض الأحيان إلى اختراع وسيلة لاستغلال هذه التكنولوجيا في حفظ الوثائق والمعلومات بطريقة الكترونية، فظهر ما يسمى بالأرشفة الالكترونية، لذلك سنقدم في مقالنا معلومات شاملة عن الأرشفة الالكترونية، وأهم مزاياها وعيوبها.
ما هي الأرشفة الالكترونية
تعتبر الأرشفة الالكترونية ضرورة حتمية لأصحاب المواقع الالكترونية والشركات، فهي آمنة وسرية في تخزين واسترجاع جميع البيانات والملفات الالكترونية المطلوبة على المدى الطويل.
عملية الأرشفة الالكترونية هي عبارة عن فهرسة المستندات والملفات الالكترونية، والاحتفاظ بها لحين الحاجة إليها، فهي تنظم هذه البيانات وتقدم نسخة طبق عن الأصل لاستخدامها في البحث والتدقيق والأغراض القانونية.
ما هو الفرق بين الأرشفة الالكترونية والمستندات الرقمية
تكمن أهمية وجود هذين النوعين من الأرشفة في سهولة نقل الوثائق والبرامج إلى أي مكان متصل بالإنترنت في العالم، كما يسهل عمل المؤسسة الواحدة بالاستغناء عن الوثائق المكتوبة التي تحتاج إلى وقت أطول أو قد تتعرض للضياع والتلف مع الوقت، وفي كثير من الأحيان يتم الخلط بين مصطلحي الأرشفة الالكترونية والمستندات الرقمية، وكلاهما ضروري اعتمادًا على حاجات العملاء.
فالأرشفة الالكترونية هي أرشفة مادية تقوم بتخزين البيانات والمعلومات داخل ملف، وهي عملية استخدام الجهات لتقنية المعلومات فيما يتعلق ببرمجة الحاسبات والتقنيات المعلقة بالاتصالات، وتنظيم الملفات وإدارتها بشكل منظم.
أما المستندات الرقمية فتعتمد على رقمنة الوثائق، وذلك من خلال نصوص أو صور على ورق يتم إنشاءها بواسطة برامج معالجة خاصة دون القدرة على جدولتها، ويمكن تخزينها ومعالجتها باستخدام أجهزة الحاسوب، وهي تستخدم بشكل كبير في المؤسسات العامة والخاصة.
مراحل الأرشفة الالكترونية
عند القيام بالأرشفة الالكترونية يجب أولًا التخطيط لها بشكل جيد، ويتم ذلك عبر مجموعة من المراحل، ومن ثم يتم التنفيذ للحصول على أرشيف الكتروني متكامل، وسنقدم لكم هذه المراحل:
مراحل التخطيط للأرشفة الالكترونية
- يتم تجميع الوثائق المراد أرشفتها ودراسة كل ما يتعلق بها حتى يتسنى فرزها بحسب الكمية والنوع والحجم.
- القيام بجرد الوثائق وتحويلها من الشكل الورقي إلى الشكل الالكتروني وفق أولويات وقوائم تتضمن جميع المعلومات المتعلقة بهذه الوثائق لسهولة تحديد مكانها ونشاطاتها.
- حفظ الوثائق بشكل يمكن تحديد مدة بقائها ومتى يمكن إتلافها والاستغناء عنها، ويجب تصنيفها بحيث تتضمن كلمات مفتاحية لضمان إمكانية استرجاعها بسهولة حين الحاجة إليها.
- تجهيز البرمجيات التي ستتم من خلالها أرشفة البيانات، وتحديد أدوات البحث، والتقارير اللازمة لعملية الأرشفة، بالإضافة إلى إعداد قواعد البيانات التي ستحفظ الوثائق وتعالجها بالشكل الصحيح.
مراحل التنفيذ للأرشفة الالكترونية
- بعد القيام بتجميع الوثائق يجب إبعاد المكرر منها، وفصلها عن بعضها بحسب الحجم والشكل، ووضع بعض العلامات المميزة على الوثائق الهامة، ومن ثم تجهيزها لمرحلة التصوير الضوئي كإزالة الدبابيس العالقة بها، وتحديد الوثائق التي تحتوي على معلومات على الوجهين وما إلى ذلك.
- تتم عملية تصوير الوثائق بأجهزة المسح الضوئي التي تناسب حجم الوثيقة، وبذلك يتم تحويل الوثائق المكتوبة إلى ملفات الكترونية يمكن حفظها على جهاز الحاسوب بواسطة ملفات التخزين، وذلك بحسب نوع الملف الالكتروني، كما يمكن استخدام خاصية ضغط الملفات والتخزين السحابي وغيرها من الأمور التي تسهل عملية التخزين.
- يجب التأكد عند عملية التصوير الضوئي من وضوح الملف وجودته والمعلومات التي تحتويه ومقارنتها مع الأصل لضمان عدم ضياع أي معلومة.
- بعد الانتهاء من عملية تصوير الوثائق وتدقيق وجودتها تبدأ عملية الفهرسة، وذلك بإدخال البينات والمعلومات داخل ملفات.
- يتم تخزين هذه الملفات في ذاكرة الحاسوب أو عن طريق الأقراص المدمجة أو غيرها من الطرق.
- يمكن توزيع هذا الأرشيف على جميع المستفيدين منه للاطلاع عليه والرجوع إليه وقت الحاجة، فهو ليس بغرض الحفظ فقط.
أهمية الأرشفة الالكترونية
تكمن أهمية الأرشفة الالكترونية في الأمور التالية:
- إمكانية الوصول إلى المعلومات المطلوبة في وقت قصير مقارنةً بطريقة الأرشيف التقليدي.
- عدم الحاجة للرجوع إلى الأرشيف الورقي والبحث بين كومة الأوراق.
- إمكانية الاحتفاظ بكم هائل من المعلومات التي تعجز الأرشفة الورقية عن حفظها في بعض الأحيان.
- تقليل عدد الموظفين والأدوات، وبالتالي تخفيض التكلفة المالية للشركات.
- تسهيل عملية تداول المعلومات ومشاركتها مع الآخرين.
- الاستغناء عن البيانات غير الضرورية.
- إمكانية الاختيار بين أدوات البحث العديدة.
- تطوير كفاءة وجودة العمل باستخدام التقنيات الحديثة.
- عدم الحاجة إلى مساحات كبيرة في المكاتب والمؤسسات، واستغلال هذه المساحة في أمور أكثر فائدة للعمل.
- الحفاظ على البيئة عن طريق تقليل النفايات والاقتصاد في استخدام الورق.
خصائص الأرشفة الالكترونية
- يمكن للأرشفة الالكترونية حفظ عدد كبير من البيانات والمعلومات التي يصعب حفظها في الأرشيف التقليدي كونها طريقة فعالة وقابلة للتطوير.
- تلعب الأرشفة الالكترونية دورًا هامًا في تلبية المتطلبات التنظيمية من خلال استخدام التقنيات، وتكون البيانات المحفوظة غير قابلة للتغيير أو التعديل عليها.
- يمكن من خلال الأرشفة الالكترونية العثور على المعلومات المطلوبة بغض النظر عن حجمها.
- تؤمن وسائل الحماية الأمنية للمعلومات من خلال تحديد الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إليها مع إمكانية دخول أكثر من مستخدم في نفس الوقت.
- تتميز الأرشفة الالكترونية بسهولة الاستخدام عن بعد، وقدرتها على تلبية احتياجات المؤسسة.
- تقلل المخاطر التي يمكن أن تواجه المؤسسة أثناء العمل، بالإضافة إلى قدرتها على استرجاع البيانات التالفة.
- إمكانية تصدير البينات وحفظ الفاكسات الواردة وأنواع البريد الالكتروني، وسهولة التعامل مع أنواع الملفات المختلفة.
متطلبات الأرشفة الالكترونية
يحتاج تحويل أي أرشيف تقليدي إلى أرشيف الكتروني بعض المتطلبات التي تتمثل فيما يلي:
- تواجد الأجهزة والأدوات والبرامج التي تساعد على ذلك، كأجهزة الحاسوب وأجهزة المسح الضوئي ومواقع الويب الخاصة وغيرها من البرامج.
- وجود الموظفين الموثوقين ذو الكفاءة العالية والمدربين للقيام بعملية الأرشفة والقدرة على صيانتها وتطويرها بشكل دائم.
عيوب الأرشفة الالكترونية
قد يكون للأرشفة الالكترونية بعض العيوب والجوانب السلبية على الرغم من فوائدها العديدة، وتتمثل هذه العيوب فيما يلي:
- قد تتعرض الملفات المخزنة إلى الاختراق أو السرقة.
- لابد من زيادة عدد أجهزة الحاسوب في الشركة وبالتالي زيادة التكلفة.
- قد تتعرض الأجهزة إلى بعض الأعطال والمشاكل الفنية، الأمر الذي يعرض الأرشيف الالكتروني للخطر.
- التكلفة الكبيرة للأجهزة المستخدمة في عملية الأرشفة الالكترونية كأجهزة المسح الضوئي.
- التطور السريع للأجهزة، والأنظمة الالكترونية والتي يصعب مواكبتها في بعض الأحيان.
- المشاكل المتعلقة بالتوقيع الالكتروني، وكيفية إعطاء الملف الالكتروني الصيغة الرسمية.
برامج الأرشفة الالكترونية
هناك العديد من البرامج التي تستخدم في مجال الأرشفة الالكترونية، ونذكر من أهمها:
- برنامج File Hold.
- Vaultastic.
- Jatheon Cloud Archiving.
- Soutron.
- DocuWiz.
- Stillio.
- Page Freezer.
- Screenshots Cloud.
- Triple- S.
في النهاية نجد أن الأرشفة الالكترونية على الرغم من بعض عيوبها أصبحت ضرورة حتمية لبعض الشركات والمؤسسات ولا سيما الكبيرة منها للحفاظ على مستنداتها وبياناتها، وذلك لما لها من أهمية كبيرة في تطوير العمل.