ما هي أنواع الهيكل التنظيمي؟
إن التنظيم الإداري يعتبر من أهم الوظائف الإدارية التي تسمح بتكامل العمل ونجاحه وبالتالي تحقيق الأهداف المرجوة.
يعني التنظيم الإداري بوضع الهياكل التنظيمية مع وضع الموارد البشرية بعين الاعتبار وتوظيفها بما يخدم مصلحة العمل بشكل يكون فيه استغلال هذه الموارد بالشكل الأمثل.
تعتبر هذه الطريقة فعالة جدًا لتنظيم المهام والواجبات الموجودة وتوزيعها على الأفراد المعنيين بدون مشاكل في التخطيط ووفق إمكانيات كل فرد.
من خلال هذه الطريقة يمكن أن نضمن أن كل فرد في العمل أو المنظمة يعتبر جزء فعّال ومنتج يسعى لتحقيق الأهداف الرئيسية المرجوة.
مهام التنظيم الإداري تلقى على عاتق إدارة المنظمة فهي التي تقوم بتوزيع المهام وتحدد السلطات الموجودة في كل قسم والصلاحيات المتوفرة لكل فرد.
يتم الحكم على فعالية النظام الإداري الموجود عندما يكون قادرًا على تسيير كل الخطط التي قام بوضعها مسبقًا بدون مشاكل وفي حال حدوث أي طارئ من المهم أن يكون قادر على إيجاد حل والتكيف السريع معه.
سنتحدث اليوم عن الهياكل التنظيمية التي تعد أساسية في أي عملية تنظيم إداري وسنتعرف على أنواعها وأهميتها.
ما هو الهيكل التنظيمي؟
في الفترة الأولى من بناء أي شركة أو عمل ما يجب أن يتم وضع الأساسيات والأولويات التي ستساعده على الإقلاع والبدء في الإنتاج.
من أهم العناصر الرئيسية التي يتم تحديدها ورسمها بوضوح الهيكل التنظيمي ويتم هذا الأمر سواء كانت الشركة كبيرة وعلى نطاق واسع أو مجرد شركة صغيرة.
يمكن أن يتم اعتبار الهيكل التنظيمي أنه دليل يتم الرجوع إليه لمعرفة عناصر المنظمة بأكملها إضافة إلى ترتيب الأقسام وتبعية كل موظف للآخر.
لا يوجد قواعد محددة لرسم الهيكل التنظيمي أو بناءه فالأمر يختلف وفقًا لموارد الشركة المتاحة وأيضًا حجمها وبيئة العمل الموجودة ونوعية الأهداف التي يجب أن يتم الوصول إليها.
لذلك يعتبر رسم هذا الهيكل خطوة أساسية ومهمة لنجاح أي منظمة ويجب أن يتم وضعه بما يتناسب مع وضع العمل وأيضًا مع أبعاد أخرى مهمة مثل الضخامة والتعقيد ودرجة المركزية الموجودة.
في حال تم أخذ الاعتبار بكل العوامل والعناصر السابقة يمكن اعتبار أن الهيكل التنظيمي سيكون مناسبًا وبالتالي يتم ضمان انطلاقة صحيحة وناجحة للشركة.
ما هي فوائد الهيكل التنظيمي؟
كما سبق وذكرنا هناك فوائد كثيرة وأهمية قصوى للهيكل التنظيمي في نجاح أي منظمة أو عمل وخصوصًا في بداية انطلاقه.
نذكر من هذه الفوائد:
- يوفر الهيكل التنظيمي للمؤسسة سهولة في الانطلاق ويوفر نمو سريع وعمل سلس لأن الأهداف واضحة والتركيز ينصب على الأولوليات.
- يتم تقسيم العمل من خلاله إلى اختصاصات معينة ويتم تسليم كل اختصاص إلى الأفراد العاملين وفقًا لمؤهلاتهم ومتابعة هذا العمل وفق مؤشرات الأداء.
- يوضح المسميات الموجودة وبالتالي تحدد السلطة الموجودة وأيضًا يتم توضيح الصلاحيات المتوفرة لكل شخص ولكل مدير.
- يعرف كل شخص على أولوياته وواجباته مما يخدم مصلحة العمل.
- تتم كل إجراءات المحاسبة الإدارية من خلاله وأيضًا عملية رفع التقارير.
- يساعد في تدريب الموظفين الجدد وتعريفهم على التقسيم الموجود مع توضيح مع من يجب أن يتواصلوا خلال عملهم ومن المسؤول عليهم.
- يمكن من خلاله كشف الأخطاء التي قد يتم ارتكابها خلال العمل ومعالجتها قبل أن تبدأ نتائجها في الظهور.
- مفيد لدراسة تاريخ المؤسسات ومعرفة طريقة الانطلاق المتبعة ومدى التطور الحاصل خلال مرور الزمن.
- يساعد في التركيز على أولويات العمل والتذكير بها دائمًا.
إقرأ أيضًا: ما هو الهيكل التنظيمي للشركات والمؤسسات؟
أنواع الهيكل التنظيمي
هناك عدة أنواع للهياكل التنظيمية التي يتم وضعها للمؤسسات وهي كما يلي:
الهيكل الوظيفي التنفيذي
تكون السلطة مركزية بالمجمل وهي تقتصر فقط على أعلى الهرم المسؤول في المنظمة أي يوجد رئيس واحد للعمل هو وحده من يتخذ كل القرارات ويأمر بتنفيذها.
خطوط السلطة في هذا النوع تسير من الأعلى نحو الأسفل أي يتم التدقيق والمتابعة من الرؤساء إلى الموظفين.
أهم ما يميز هذا النوع هو الوضوح والتركيز والبساطة في العلاقات.
هناك بعض العيوب وهي:
- انعدام التنسيق والتعاون بين الإدارات المختلفة.
- لا يوجد فصل بين الوظائف الإدارية.
- يتحمل المسؤولين في قمة الهرم ضغوط كثيرة قد تفوق قدراتهم.
الهيكل التنظيمي الوظيفي
يطلق عليه اسم آخر وهو الهيكل التنظيمي البيروقراطي لأن كل موظف ضمن المنظمة يكون مختصًا بأداء عمل واحد وبالتالي تكون المسؤوليات واضحة وسهلة.
يتم توزيع المهام وفقا لتخصص ومؤهلات كل موظف وبالتالي تنقسم المنظمة إلى عدة أقسام كل قسم يختص بأمر ما.
أهم مميزات هذا النوع هو وجود مبدأ التخصصية والفصل بين الأقسام وسهولة تدريب الموظفين الجدد على المهام مع تمكين المراقبة الفعالة.
هناك بعض العيوب في هذا النوع وهي:
- وجود بعض الغموض في تحديد المسؤوليات وتهرب بعض الأفراد منها.
- نشوء فوضى إدارية بسبب عدم القدرة في بعض الأحيان على تطبيق النظام.
الهيكل التنظيمي الاستشاري
هو مزيج بين نوعين من الهياكل التنظيمية وهما الهيكل التنظيمي الوظيفي والهيكل التنفيذ.
تعتبر السلطة الموجودة في هذا النوع سلطة مركزية موحدة ومن أهم مبادئ هذا الهيكل مبدأ التخصصية في العمل.
يوجد خبراء ومختصين يقومون بتقديم المساعدة للإداريين لضمان سير العمل بأحسن طريقة ويتميز هذا الهيكل بالمزايا التالية:
- يتم تنمية خبرات الإداريين الملزمين بالسلطة الإدارية.
- توافر معلومات كثيرة تساعد في عملية اتخاذ القرار.
- شمولية مبدأ التخصص في العمل.
على الرغم من المزايا السابقة هناك بعض العيوب التي توجد في هذا النوع وهي:
- وجود ازدواجية في العمل ناتجة عن رغبة الفنيين في ممارسة مهام السلطة التنفيذية.
- الاحتكاك الزائد بين الإداريين يؤدي إلى بعض الخلافات والصراعات التي قد تعرقل مسير العمل.
الهيكل التنظيمي المصفوفي
يتم تقسيم الموظفين وفق المنتج والوظيفة معًا وبالتالي يجمع هذا الهيكل الأفضل من بقية الهياكل المنفصلة.
يعطى مدير المشروع سلطة ولكنها محدودة لكي يشرف على الجوانب الفنية الموجودة بالمشروع مع محافظة المدراء على سلطة الإشراف على موارد المشروع وهذا الأمر يتم في مصفوفة الوظيفية الضعيفة.
بالنسبة للمصفوفة الوظيفية المتوازنة يشرف مدير المشروع على كل العمل ويتقاسم السلطة جنبًا إلى جنب مع المدراء الوظيفيين وهي علاقة تجلب الأفضل بالنسبة لجوانب المشروع الوظيفية.
في المصفوفة المشروعية القوية يكون مدير المشروع المسؤول الأول والأخير عن كل ما يتعلق بالمشروع أما المدراء الوظيفيين فهم يعينون الموارد إذا اقتضت الحاجة.
الهيكل التنظيمي القطاعي
هذا النوع ينصح به وبشدة في المنظمات الكبيرة التي تتضمن العديد من خطوط الإنتاج وعندما يكون هناك الكثير من العاملين المتخصصين كل منهم في وظيفة وفق إطار معين.
من أهم مزايا الهيكل القطاعي المرونة في العمل حيث أنه يسمح للقطاعات المختلفة بالانكماش أو التمدد وفق لحاجة ومتطلبات العمل.
بالنسبة لعيوبه فعيبه الرئيسي هو حالة عدم الاستقرار السائدة في جو العمل لذلك نجد أن أغلب المنظمات الكبيرة تلجأ لهياكل تنظيمية أخرى تجمع بين المرونة والاستقرار.
الهيكل التنظيمي الميكانيكي
هي الآلية أو النوع الأكثر صرامة بين كل الأنواع السابقة حيث أنها تقسم العمل إلى وظائف متخصصة للغاية، ويتم الاعتماد على الإدارة بشكل رئيسي للسيطرة على سير القوانين.
يتم تشبيه الشركة التي تطبق هذا النظام بأنها آلة تتناغم أجزائها وتتزامن لإنتاج ما يلزم وتطبيق العمل بأفضل جودة.
العيوب الموجودة في هذا النوع تكمن في البيروقراطية المتمكنة من نظام العمل وهيكله وبالتالي قد تعوق الجهود المبذولة لتحقيق الأهداف.
الهيكل التنظيمي البسيط
هو أبسط هيكل تنظيمي والأكثر وضوح بين كل الأنواع التي سبق وذكرناها، وهو يستخدم في البدايات الأولى من تطور الشركات وتأسيسها حيث يكون عدد الموظفين قليل نوعًا ما.
يتصف باللارسمية وعدم التعقيد ونجد أن السلطة تتمركز في قمة الهرم، وبالتالي يكون هناك جهة واحدة مخولة باتخاذ القرارات والأمر بتنفيذها.
تسير الأمور على ما يرام ويتم ضبط العمل على أكمل وجه في حالة البيئة المستقرة وتمكين المراقبة بشكل فعّال.
الهيكل التنظيمي الحيوي
يطلق عليه اسم الهيكل العضوي أو الهيكل المسطح بسبب كون المستويات الإدارية قليلة جدًا أي أن الهرم الإداري قصير نوعًا ما.
يتصف بالمرونة في العمل وأيضًا اللامركزية وهناك سرعة كبيرة في اتخاذ القرارات.
العيب الأكثر بروزًا في هذا النوع هو عدم وجود رقابة فعّالة، حيث أن كل مدير يكون مسؤولًا عن عدد كبير جدًا من الموظفين.