مفهوم إدارة المشاريع
إن الإدارة بمفهومها العام تعتبر الحد الفاصل بين الفشل والنجاح حيث تعتبر مسؤولة بالدرجة الأولى عن مستقبل أي مؤسسة وأيضا تؤثر على فشل أو تخلف الأمم في حال إهمالها.
تقوم الإدارة بالإشراف المباشر على استثمار الموارد البشرية والمادية لأن سوء الإدارة يؤدي إلى سوء في استثمار الموارد وبالتالي من الممكن أن تفشل المؤسسة أو المشروع.
تمتلك وظائف عديدة مثل التخطيط الذي يتم من خلاله تحديد المسؤوليات وأيضًا التنظيم الذي يقسم الوظائف والموارد مع اتخاذ القرار الأمثل بالسرعة القصوى.
كما تحقق الإدارة كل الأهداف المنشودة للمشروع من خلال عمليات الإنتاج وتنظيم كل الموارد مع توجيه الجهود البشرية وبالتالي لن يكون هناك أي هدر للوقت أو للجهد.
تعريف إدارة المشاريع
إن المشاريع هي كلمة تعبر عن مجموعة مهام محددة يتم القيام بها بهدف حل مشاكل معينة وهي تمتلك نقطة بداية ونهاية مع مجموعة من المكونات والأهداف المطلوبة مع سيطرة ميزانية مالية محددة.
يوجد فريق عمل مؤهل بمهارات أو قدرات فنية محددة، وبالتالي تكون كل الأعمال مخطط لها ومعتمدة على مجموعة من المعلومات لكي يتم السير باتجاه التطوير باستمرار.
أما إدارة المشاريع فهي كل المعارف التي ترتبط مع مجموعة من الأدوات والتقنيات والمبادئ التي توظف في عمليات المراجعة والرصد والرقابة والتخطيط لكل الموارد التي تدخل في الشركة بهدف تنفيذ هدف أو مشروع معين وتضم كافة الموارد بدءًا من رأس المال والقوى البشرية الموجودة لكي يتم ضمان أفضل النتائج.
خطوات إدارة المشاريع
لضمان إدارة ناجحة للمشاريع يجب ضمان تنفيذ بعض الخطوات الأساسية وهي كما يلي:
- التخطيط الجيد للمشروع: وهو الخطوة الأهم والأولى لأي مشروع ناجح حيث يتم دراسة حالة ما بهدف صياغة فكرة معينة للمشروع وبالتالي معرفة النتائج المتوقعة من خلال خطة مفصلة لبرمجة كل الأعمال وهي تتم بالطريقة التالية:
- بناء إطار معين للمشروع ويجب أن يكون منطقي بخطوات سهلة ومبسطة قابلة للتطبيق بعد أن يتم الوصول لنهايتها نحصل على تصور كامل لكل المشروع.
- إعداد خطة العمل بشكل يساعد على الربط بين كل الموارد المتاحة والنتائج المرغوبة حيث تضع تصور واضح عن خطوات السير وبالتالي تصل المنشأة إلى الأهداف المرجوة لتحقيق أعمالها.
- تنظيم المشروع بأكمله حيث يعمل على استخدام الموارد بهدف مقارنتها مع كل الأنشطة المحددة بشكل مسبق لكي يتم دراسة الحاجة للموارد البشرية التي سنستخدمها بالإدارة مع تقييم مرحلي يساعد على تحديد التكاليف المبدئية وهو يحتاج لخطوات معينة كما يلي:
- جمع الموارد البشرية وهي الأهم لأنها تساعد على التنفيذ مع ضرورة تحديد الوظائف المطلوبة من كل موظف بشكل يرتبط مع الأهداف المحددة بشكل مسبق.
- إعداد التقارير والتوثيق لأنه من أهم الأنشطة المتعلقة بإدارة المشاريع فهي وسيلة لمتابعة كل الأعمال والتطورات الموجودة وبالنسبة للتقارير فهي تحدد فعالية كل المشروع والكفاءة التي يعمل بها الموظفين مع تقديم التوصيات التي تعزز سير العمل.
- إنشاء النظام الخاص بالمتابعة وهي عبارة عن عمليات متكررة نسعى من خلالها إلى الحصول على معلومات تتعلق بكافة الأنشطة والأعمال لكي نتأكد أنها تسير وفق الخطة الموضوعة مسبقًا وبالتالي نستطيع إصدار أحكام نهائية حول النشاط.
- تقييم الموازنة المالية للمشروع بأكمله من خلال خطة واضحة تتضمن معلومات التكاليف التشغيلية للمشروع مع التأكد من كافة الموارد المستخدمة في التطبيق مع توفر أدوات رقابية لمتابعة كل العمل من خلال المقارنات بين المصروفات الفعلية والتي قد خطط لها مسبقًا.
- التنفيذ وهو البدء بالتطبيق بشكل فعلي وهو معتمد بشكل أساسي على الخطوات السابقة لكي يصبح المشروع واقعي وموضوعي وهو يتضمن ما يلي:
- متابعة المشروع بكل خطواته بالترتيب وخصوصًا في الفترة الأولى ويجب أن يتم مراقبة كل الموارد المتاحة ومقارنتها مع الأهداف والنتائج المتوقعة.
- تسويق المشروع مع توفير حاجات الأفراد بالاعتماد على أسس متنوعة مثل تحليل الرغبات واختيار الأسواق المناسبة لكي يتم توصيل المنتجات ودراسة تكاليف الإنتاج الموجود مع القدرة الشرائية في كل المجتمع.
- التقييم وهي الخطوة الأخيرة للإدارة الناجحة وهي من واجبات مدير المشروع لكي نتأكد أن الأهداف التي تم وضعها قد تحققت بالكامل وخصوصًا الأهداف التي وضعت في البداية.
أنواع إدارة المشاريع
تعتمد الإدارة على استخدام مجموعة من الإدارات المتخصصة والتي تتنوع حسب الأشكال الموجودة وفقًا لطبيعة المشروع ومن أهم الأنواع نذكر ما يلي:
- الإدارة الأساسية وهي من أكثر الأنواع انتشارًا، وتعتمد على دور المدير الذي يمتلك السلطة الأساسية في تطبيق الوظائف بأكملها، وتتضمن التوجيه والرقابة مع العمل بشكل مباشر مع كافة مستويات المنشأة.
- إدارة البرامج وهو مصطلح إداري يستخدم بشكل متزامن مع إدارة المشاريع بسبب وجود تشابه بين كل المشاريع والبرامج، حيث أن كليهما يسعيان لتحقيق أهداف يجب إنجازها مع اهتمام كبير بالمدة الزمنية وتوفر خطة عمل وميزانية مالية واضحة لتحقيق الأهداف.
- إدارة المخاطر الجديد وهي نوع مطبق في المنشآت يهتم بالمستهلكين من خلال تقديم المنتجات لهم مع الاتفاق مع فريق إدارة المخطط في المشروع الذي يسعى بشكل مستمر على إيجاد أسواق جديدة تناسب قدرة الشاري.
عناصر إدارة المشاريع
وهي تتضمن عناصر أساسية ومهمة وهي:
- الوقت وهو العنصر الأساسي الذي يعتبر من أهم العناصر حيث يتضمن تحقيق الأهداف في الوقت المحدد مع توفير الكثير من المصاريف المكلفة على الشركة.
- الموارد البشرية التي تتضمن الموظفين لتقييم مستوى الأداء وعملية الإنتاج بأكملها.
- المهام وهي متابعة كل ما يتم تحقيقه وإجراءه بالتكلفة المناسبة بدءًا من الأمور الصغيرة وحتى الوصول للأمور الكبيرة والمعقدة.
- التكاليف ومراقبتها وتحديد الأمور المالية لكي يتم زيادة الإنتاج والربح.
في النهاية نجد أن أهداف المشاريع لا تكون متماثلة دائمًا حيث تكون متعددة ومتنوعة كل مشروع وفق أهدافه وميزانيته ولكن بالمجمل نجدها كلها تحاول زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف بأفضل وأسهل وسيلة ممكنة.