تنظيم الوقت هو عملية تخطيط لتحسين التحكم في مقدار الوقت الذي نقضيه في مهمة أو نشاط معين، التنظيم الجيد للوقت يمكنك من أداء نشاطات و مهام أكثر في وقت أقل، مع تجنب القلق و التوتر و يقودك على المدى الطويل إلى النجاح في مسيرة المهنية أو أيًا كانت أهدافك.
فوائد تنظيم الوقت
القدرة على تنظيم وقتك بفعالية هو أمر مهم جدًا، التنظيم الجيد للوقت يقود إلى تحسين الإبداع حيث يضعك في وضع جيد بعيد عن القلق و التوتر لأنك “تعلم ما تفعله”، فيما يلي بعض هذه الفوائد:
التخلص من التوتر
القيام بإعداد خطة لأداء المهام و النشاطات ثم إتباع هذه الخطة يقلل بشكل كبير من القلق و التوتر، عندما تبدأ بتشطيب المهام التي قمت بإنهائها من على قائمة أعمالك فهذا يعطيك إحساس رائع لأنك توقن أنك تحقق تطورًا حتى و لو كان صغيرًا، و لا يخفى على أحد أن الجانب النفسي له الدور الأكبر في مدى إنتاجيتك، حيث تتخلص من إحساسك بالقلق على ما يجب عليك فعله.
وقت أكثر
التنظيم الجيد للوقت يوفر لك وقت إضافي من يومك و يمكنك استغلاله في أمور أخرى، من يقومون بتنظيم جيد لوقتهم يجدون المجال للقيام بهواياتهم و أمورهم المفضلة.
فرص أكثر
التنظيم الجيد للوقت يمنعك من تضييع الوقت على مهام لا تستحق كل ذلك الوقت و بالتالي يفتح لك المجال لفرص أخرى، والتنظيم الجيد للوقت من أهم الصفات التي يسعى إليها و يحتاجها الموظف لأن القدرة على وضع خطة منظمة و إتباعها هو ما ترجوه كل الشركات في موظفيها.
القدرة على تحقيق الأهداف
الأشخاص الذين يتبعون طريقة محكمة لتنظيم وقتهم و يلتزمون بها يصلون في النهاية إلى تحقيق أهدافهم و في وقت أقصر بكثير.
كيف نحقق التنظيم الجيد للوقت؟
الآن بعد أن تكلمنا عن فوائد التنظيم الجيد للوقت ننتقل إلى كيفية تنظيم الوقت بشكل جيد و فعال و وضع خطة محكمة تقودنا الى نتائج جابية:
حدد أهدافك بشكل جيد
ضع أهدافًا يمكن الوصول إليها و قياسها، استعمل خطة ذكية لوضع أهدافك، يجب ان تكون أهدافك معقولة و محددة بدقة.
ضع أولوياتك بحكمة
حدد أولوياتك حسب الأهمية و العجلة، مثلًا ألق نظرة على مهامك اليومية و حدد المهام التي تتوفر فيها الصفات التالية:
- مهمة وعاجلة: هذا النوع من المهام يجب القيام بها على الفور.
- مهمة لكن ليست عاجلة: حدد متى تقوم بهذه المهام.
- عاجلة لكن ليست مهمة: فوضها إلى آخرين إذا أمكن.
- ليست عاجلة و ليست مهمة: أخر القيام بها إلى وقت لاحق.
ضع حد زمني لأداء المهام
تحديد الوقت لكل مهمة يساعدك للتركيز أكثر على مهامك بحيث تصبح فعال في أدائها، القيام بمجهود إضافي قليل لتحديد كل نشاط وما يحتاجه من وقت سيساعدك أيضا على اكتشاف و تحديد المشاكل التي من المحتمل وقوعها وبالتالي يمكنك وضع خطة مسبقة للتعامل معها.
مثلًا: لنفترض أنك بحاجة لكتابة ٥ تقارير قبل الاجتماع، لكن بعد قياسك و تحديدك للوقت اللازم لكل تقرير تجد أنك لن تستطيع إكمالها كلها بل ستتمكن من كتابة أربع تقارير فقط، كونك على علم بهذه المشكلة قبل الاجتماع تمكنك بسهولة من طلب أحد آخر ليكتب لك التقرير الخامس، لكن في حال لم تقيس و تحدد المدة الزمنية اللازمة للقيام بهذه المهمة وهي كتابة التقارير سينتهي بك الأمر ساعة قبل الاجتماع تتيقن أنك لن تستطيع إكمالها و هنا سيكون من الصعب أن تجد شخصا ليقوم بالمهمة و حتى و لو وجدته لن يكفيه الوقت وهذا ما سيزيد من قلقك وتوترك إضافة إلى ذهابك للاجتماع دون إتمامك التقارير.
خذ راحة بين المهام
القيام بكثير من المهام دون راحة من شأنه أن يقلل من تركيزك و تحفيزك، أعط لنفسك بعض فترات الراحة لتعيد تجديد تركيزك مثل: قيلولة صغيرة أو الذهاب للمشي قليلًا.
نظم نفسك
قم بتنظيم وقتك على المدى الطويل، حاول اختيار الأيام المناسبة لأداء مهام معينة و تتوفر فيها الظروف اللازمة.
تخلص من المهام غير اللازمة
من المهم أن تبعد النشاطات الزائدة و التي ليست مهمة، حدد المهام اللازمة و غير اللازمة و هذا ما سيوفر لك المزيد من الوقت.
خطط مسبقًا
يجب أن تتأكد من أن تبدأ كل يوم بفكرة واضحة عن ما يجب عليك القيام به و النشاطات و المهام التي عليك إتمامها اليوم، حاول أن تجعلها عادة أن تقوم في نهاية كل يوم بكتابة قائمة النشاطات و المهام التي جيب أن تقوم بها في اليوم التالي، هكذا ستنهض بكل نشاط و حيوية في الصباح التالي لتقوم بأداء مهامك.
آثار التنظيم غير الجيد للوقت
إضاعة الوقت
التنظيم السيء للوقت و عدم وضع نظام لأداء مهامك، نظام يحدد أوقات العمل و أوقات الراحة يؤدي بك إلى فقدان و إضاعة الكثير من الوقت و عدم أداء المهام بفعالية و بشكل جيد، مثلا إذا قمت بالبداية في مهمة ما ثم تبدأ في الدردشة مع أصدقائك وتصفح مواقع التواصل الاجتماعي فسوف يضيع وقتك و تفقد تركيزك.
فقدان السيطرة و التحكم
بمجرد استيقاظك و أنت ليس لديك علم عن ما تريد فعله سيجعلك تفقد السيطرة والتحكم في حياتك وبالتالي لن تتطور وسيسيطر عليك القلق و التوتر.
نقص الفعالية
في رحلتك لتحقيق أهدافك يجب عليك القيام بمهام مختلفة و في أغلب الأحيان يجب تنظيمها كل حسب وقتها و بتسلسل، وغياب نظام وخطة واضحة لتنظيم وقتك لأهدافك سيجعل تحقيقها شبه مستحيل وحتى إن حققتها سيتطلب منك وقتا مضاعفا مقارنة بوضع خطة لتنظيمها، ولا يخفى على أحد أهمية الوقت في حياتنا فالوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك!
