ما الفرق بين السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
إن السكرتارية التنفيذية هي عبارة عن لقب يطلق على الشخص الذي يقوم بتقديم الدعم للسلطة التنفيذية في الشركة.
يمتلك هذا الشخص السلطة في اتخاذ كل القرارات التي لها تأثير قوي على الشركة، بما فيها حضور الاجتماعات كلها إذا لزم الأمر.
أما بالنسبة لتعريف إدارة المكاتب فهي مجموعة من العمليات المتضمنة الإشراف على كل أنشطة الشركة وتنظيمها وأيضًا التخطيط لها بالصورة الأمثل لكي يتم تحقيق الأهداف المرجوة.
من الممكن أن تتضمن هذه الأهداف التنسيق لكل ما يلزم وأيضًا تحفيز الجهود واستثمار الإمكانيات بالشكل الأشمل.
مهام السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
- القيام بالأعمال البريدية: حيث يقوم قسم السكرتارية باستلام البريد وتحويله للمدير لكي يطلع عليها ويرسله للموظفين كل حسب اختصاصه، كما يقوم هذا القسم بتصوير كل البريد الوارد وأرشفته بالسجلات مع الصادر منه.
- متابعة عمليات الاتصالات: وتكون وظيفة السكرتارية هنا تدوين الأرقام التابعة للشركات والأفراد أيضًا مع استقبال المكالمات ومعرفة الهدف المرجو منها وتحويله لرئيس العمل أو تسجليها في حال كان غائبًا.
- الأرشفة: هي عملية يتم فيها حفظ المستندات في أدراج منسقة مع القيام بالفهرسة والتنظيم ليسهل إخراجها عند الحاجة إليها.
- متابعة الاجتماعات: حيث تقوم السكرتارية بتحضير مكان الاجتماع في حال كان داخل الشركة أو حجز مكان خارجي آخر، كما يتم دعوة الأشخاص من خارج الشركة واستقبالهم بشكل ملائم.
خلال الاجتماع يجب الجلوس إلى جانب المدير لكي يتم تدوين القرارات التي سيتم اتخاذها خلال الاجتماع.
- تنظيم المواعيد الخاصة بالمدير: تقوم السكرتارية بتسجيل الأفراد الذين يطلبون مقابلة المدير أو الاتصال به مع تحديد الغاية من هذه المقابلة أو الاتصال، ثم تسليمها للمدير.
مهارات مطلوبة للنجاح في السكرتارية التنفيذية
هناك مجموعة من المهارات التي يجب أن يمتلكها الفرد لينجح في مثل هذا القسم ومن أهمها:
- تطوير الذات بشكل مستمر حيث أن لا بد لمن يعمل في هذا التخصص أن يقوم بمواكبة التطورات التكنولوجية كلها مع الاستمرار بحضور الدورات المساعدة بمجاله.
- القدرة على العمل الجماعي حيث أن اصحاب الأعمال غالبا ما يطلبون الحصول على قائد للفريق لأن الشركات والمنظمات بأنواعها كافة تنجح من خلال تعاون الموظفين مع بعضهم وقدرتهم على التطوير والتحديث بهدف تحقيق أهداف الشركة المرجوة.
- مهارات الاتصال مهمة جدا لأن معظم وقت العاملين في هذا القسم تنقضي خلال إجراء المكالمات واستقبال البريد الوارد كما أن الانطباع الأول الذي يؤخذ عن الشركة يتم تلقيه من قسم السكرتارية بشكل أساسي منذ عملية التواصل الأولى.
دورات في مجال السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب
هناك نوعين من الدورات التي تقدم خدمات في هذا المجال وهي:
دورات تقليدية
- دورة تعلم المهارات الإدارية الفعالة:
وهي دورة تهدف إلى فهم كل المهارات التي يحتاجها الإداري ليكون قادر على التعامل مع المكالمات الهاتفية ببراعة مع تطوير أساسي للمهارات الشخصية والقدرة على التواصل البناء ليتم القيام بالوظائف المطلوبة بثقة كبيرة.
- دورة تطوير مهارات مدراء المكاتب والسكرتاريا التنفيذية باستخدام الحاسوب:
هذه الدورة تسعى إلى تنمية مهارات الاتصال عند كل المتدربين هي تختص بكيفية التعامل مع المدراء بالشكل الأمثل وأيضًا طرق التعامل مع الزملاء بشكل فعّال.
تعلّم المتدربين طريقة النقد بشكل بناء من خلال العديد من المحاور مثل الأساليب التقنية لأرشفة الملفات بأنواعها، وكل مهارات السكرتاريا الحديثة.
- دورة مهارات السكرتارية الإلكترونية:
هي دورة متضمنة لمحاور عديدة مثل كيفية تنظيم الاجتماعات بشكل مسبق إلكترونيًا مع القدرة على استخدام التقويم الإلكتروني وإعداد المراسلات بالشكل الأمثل وإرسال التقارير، وبالطبع كل ما سبق يتم بشكل إلكتروني خالي من الأوراق والأقلام.
تتيح هذه الدورة للمتدربين الاستفادة من التقنيات الجديدة المعاصرة وتوظيفها في العمل.
- دورة تقنيات السكرتارية الحديثة:
هنا يتم إمداد المتدربين بكل المهارات الضرورية للقيام بالأعمال السكرتارية المعاصرة بشكل مميز متضمن العديد من الموضوعات مثل طرق التعامل مع ضغوط العمل ودور قسم السكرتارية في التنظيمات.
دورات أونلاين
- دورة تنظيم وهيكلة إدارة العلاقات العامة:
هو عبارة عن برنامج تدريبي شامل مقدم من شركة أي بي إس ويهدف إلى تزويد كل المشاركين بمفاهيم تختص في تسيير العلاقات العامة وتنظيمها بشكل مرتب، مع إدارتها ضمن المؤسسة وتضمين قواعد الإتيكيت في التصرف وخصوصًا ضمن الاجتماعات.
- دورة السكرتاريا التنفيذية وإدارة المكاتب:
هذه البرنامج مقدم من أكاديمية جولدن مايندس ويهدف بشكل أساسي إلى تزويد المتدربين بكل ما يلزم من معلومات مساعدة من أجل فهم الرسائل والقدرة على صياغتها ببراعة مع التعرف إلى طرق التعامل الجيد مع الأجهزة المكتبية.
الفروق الرئيسية بين السكرتارية التنفيذية وإدارة المكتبات
- الفرق في المؤهل الدراسي الخاص بالموظف حيث أن مدير المكتب يكون غالبًا حاصل على ماجستير في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب، بينما موظفي السكرتارية يحملون شهادات بكالوريوس في إدارة الأعمال أو دبلوم في السكرتارية.
- من الممكن أن ينوب مدير المكتب عن المدير في حال الغياب الاضطراري، ويحق له القيام باتخاذ القرارات وإعطاء، الأوامر على عكس السكرتير الذي لا يملك هذه الصلاحيات حتى عند غياب المدير، ويجب أن يحاول التواصل مع من هم في مناصب أعلى ليتم إصدار القرار.
- يحضر مدير المكتب كل الاجتماعات وبوسعه أن ينوب عن المدير في بعض الاجتماعات الخارجية أو يشارك بصفته عضو رسمي في الشركة بينما السكرتير يحضر الاجتماع لكي يقوم بالتدوين.
- لا يقوم مدير المكتب بالمهام الروتينية الخاصة بالسكرتارية فهي تابعة لقسم السكرتارية التنفيذية بشكل أساسي ويعفى منها بكل أشكالها.
- من أهم الفروق الإدارية نذكر على سبيل المثال حالة وجود مدير مكتب واحد بدون وجود سكرتير، وعندها يجب القيام بكل الوظائف الروتينية لحين وجود بديل.
- يخصوص موضوع الارتقاء من مرتبة سكرتير إلى مدير مكتب فإنه يعتبر أمر سهل، ولكنه يحتاج إلى تطوير للذات والكثير من الخبرة مع القدرة على التحكم بالانفعالات والشخصية.
هكذا نكون قد وصلنا لنهاية هذا المقال نرجو أن نكون قد وفقنا في تقديم معلومات مفيدة وقيمة للقارئ العزيز عن الفروق بين السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.
